PENERAPAN SISTEM ERP PT PERTAMINA 

PENDAHULUAN

 Latar Belakang

Salah satu inisiatif dalam proses yang dilakukan oleh PT. Peratamina (persero) adalah dengan melaukan implementasi  sistem enterprise resource planing (ERP) untuk meningkatakan kerja oprasi dalam rangka menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Implementasi ERP menjadi agenda perusahaan sebagai salah satu upaya transformasi perusahaan menjadi lebih baik khususnya dalam penyedian sistem informasi yang handal. Karakteristik utama dari sistem ERP yaitu bahwa modul-modul ERP tersebut saling terintregasi terutamma melalui sekumpulan database yang dipakai berasama (Martin, 2005) ketika suatu transaksi dilakukan oleh suatu area, maka akan beradapak lansung pada area yang terkait. Modul-modul ERP telah dideain sedemikian rupa untuk merefleksikan oprasional sekalipun bisnis proses dengan cara yang khusus dan terbaik (best Practices)

Pertamina telah menggunakan sistem ERP sejak tahun 2003, namun hingga tahun 2008 aplikasi tersebut belum dimanfaatkan secara optimal dikarenakan perusahaan belum mendapatkan out[ut yang signifikan dan menghasilkan data yang akurat bagi perusahaan. Hal tersebuat dikaranakan keterbatasan keterampilan dan kompertensi sumberdaya manusia, ketidakseragaman proses bisnis, kurang aktifitas change management serta kelemahan sistem kendali maupun monitoring atas proses transaksi yang berlangsung. Pada dsarnya penggunaan kontrol formal yang digunakan oleh perusahaan mempengaruhi secara positif sistem ERP terhasdap kinerja perusahaan masa depan.

Berdasarkan realitas tersebut, dilakukan evaluasi dan analisis  yang menghasilkan penyempurnaan pada oprating model pemanfaatan ERP yang dimiliki agar memberi nilai tambah signifikan kepada perusahaan. Sejalannya dengan dimulainya transformasi korporat sehingga inisiatif ini kemudian dikristalkan ke dalam Breakthrough Project SAP 2008-2009. Wujudnya adalah upgrade sistem ERP dan peningkatan kontrol atas proses transaksi. Dengan melakukan upgrade sistem ERP dari versi sebelumnya yaitu SAP R/3 dengan generasi diatasnya yaitu SAP ERP 6.0 atau dikenal dengan  MySAP yang merupakan versi lebih baru dari system SAP.  Implementasi Information System (IS) di Pertamina ini bukan sekedar pada level support operational akan tetapi meningkat pada level decision making system. Penerapan MySAP diharapkan mampu memberikan informasi yang berkualitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen Pertamina.

1.      Keselarasan antara Buisnes Process, People dan IT

Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang hasrus disinergikan agar memperoleh hasil yang optimal yaitu Buisnees proces, people dan IT. Banyak pihak terlalu berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada kedua aspek lainnya , jika perusahaan telah memiliki buisness process yang baik danterstur maka tantangan yan paling utama adalah pad aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya mengubah kebiasaan kerja setiap karyawannya yang tidak jarang menimbulkan resistensi.

Menejeman Pertamina menyadari bahwa keselaranasan antara 3 komponen IS merupakan hal yang harus diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam pengempletasian ERP. Oleh sebab itu Pertamina membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap rencana pengimplementasian ERP dan  tim menyadari sepenuhnnya bahwa implemnetasi ERP di pertamina harus sesuai buisness process reengenering. Hal ini dilakuakan pihak pertamina karena telah melakukan serangkaian kajian dan memutuskan untuk menggunakan SAP R/3. Keputusan ini didasarkan bawa SAP merupakan slah satu best practice. Dengan menggunkan ERP “Vanilia” seperti ini maka salah satu kosekuensinya adalah melakukan buisness process reengenering agar sesuai dengan ERP yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh pihak  Accenture dalam pengimplementasikan SAP R/3 di Pertamina.

Namun demikian implementasi ERP di Pertamina kurang optiamal karena cakupan resisten yang besar untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan adalah sesuatu yang rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna ERP tersebut telah terbiasa dengan cara kerja lama yang lebih mapan dan mudah dimengerti. Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering menggunakan sistem informasi berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu menjadi perhatian pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah proyek IT. Mungkin tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan pendapat yang keliru ini. Tim harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan salah satu sarana yang memudahkan setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga adanya rasa memiliki terhadap program ini. Dengan demikian implementasi ERP lebih mendapat dukungan dari setiap pihak dan pada akhirnya dapat dipergunakan secara optimal. 

2.      Pemanfaatan project management

Pertamina membentuk tim yang bertugas untuk melakukan manjemen terhadap pojek implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian kajian sejak ahir 1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian pertama dalam tahap persiapan yaitu memutuskan apakah akan membeli atau membuat sendiri. Kemudian memutuskan jenis enterprise system yang akan dibeli yaitu EIS atau ERP.setelah tim sepakat untuk membeli Erp maka tim malkukan kajian terhdap beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap implementasi pihak pertamina di bantu ooleh Accenture. Konsultan ini diharapkan dapat memberikan transfer knowledge pada Pertamina pada tahap mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini sepertinya top manajemen tidak terlibat langsung. Untuk tahap selanjutnya yaitu penggunaan mySAp yang akan diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua pihak agar pemanfaatan  mySAp lebih optimal tidak seperti SAP R/3.

3.      Keselarasan antar company is derection dengan IS’s derection

Pertamina mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Namaun permasalahan yang dihadapai oleh pertamia adalah sulitnya mendapat data dan informasi secara real time padahal mengingat persaingan yang semakin ketat, perusahaan di tuntut untuk bergerak cepat. Kesulitan ini ditambah dengan kantor cabang yang dimiliki oleh Pertamina. Hal ini dikarenakan Pertamina tidak didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara online dan terintregasi.

Agar menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak cukup hanya meninggalkan carakerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang juga harus diperhatikan ialah ketersedian data dan informasi yang cepat , siap pakai, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk menjawab tantanga ini maka tim dari pertamina menggunakan teknologi informsai berbasis jaringan komputer terintregasi yang biasa disebut enterprise service architecture (ESA). Program yang dijalakan untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program yang terdapat dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, userfriendly dan real time.

Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi diatasnya yaitu mySAP menjadikan implementasi IS di pertamina bukan hanya sekedar pada level support oporational akan tetapi meningkat pad level decision making system. Sejauh ini rencana penerapan mySAP diharapkan mampu memberikan data naalistis untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran manajemen pertamina. Tidak menutup kemungkinan untuk kedepan, implementasi ES di Pertamina berada level teratas yaitu level support strategic. Hal ini tentunya selaras dengan tujuan pertamina untuk menjadi perusahaan kelas dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai upaya dan perbaikan secara bertahap utuk mencap[ai hal tersebut.

4.      Manfaat Bisnis dari Penerapan  SAP di Pertamina

·         SD-Seles & distribution: Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan oprasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

·         MM-Materials Management: Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory implementasi negative stock not allow

·         PP-Production Planing: Membantu proses perencanaan dan kontrol dari pada kegiatan produksi (manufacuring) satu perusahaan.

·         QM-Quality Management: Membantu mengecek kualitas proses-proses di keseleruhuan rantai logistik.

·         HR-Human Resources Mangement: Mengintregasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai, mendorong pekerja di lingkungannya agar dapat meningkatkan kualitas data dan minimalisai backlog

·         FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (tresury), general ledger dan kosolidasi untuk tujuan financial reporting, sehingga untuk seterusnya data-data yang ada di sistem ERP bisa memberikan masukan ke bisnis intelegent. Pencatatan arus minyak dan implementasi inter company transaction(ICT) menjadi lebih baik.

·         CO-Controling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

·         AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meluputi proses asset accounting tarditional dan technical assets management, sampai ke investment controling.

·         Management: Dengan adanya sistem ERP ini bisa memberikan manfaat besar di dalam pemberian sistem informasi dan data untuk pengambilan keputusan.

5.      Tantangan yang Dihadapi oleh IS Department

Kurang optimalnyapemanfaatanya SAP R/3 pada tahun 2003-2006 tentunya menjadi bebantersendiri bagi tim. Tantangan beratnya tentunya adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan sistem ES selanjutnya di pertamina. Terlebih kali ini akan adanya peningkatan sistem ke level decision making system.

Tantangan yang lain adalah semakin berkembangnya tuntunan bisnis dan teknologi informasi. Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus mampu membawa Pertamina memenuhi tuntunan bisnisnya yang mungkin juga menuntunya adanya perubahan penggunaan ES. Setidaknya tantangan IS departement adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntunan bisnis yang semakin berkembang dangan cepat. Terlebih pertamina adalah perusahaan yang memiliki komoditi usaha yang strategis berupa minayak bumi. Seperti di ketahuai bahwa usaha minyak bumi. Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi memliki regulasi yang ketat dari pemerintah Indonesia di amping fluktuatifnya harga di pasar inteuntuk digunakan oleh end rnational. Kedua hal ini tentunya sangat mempengaruhi keputusan bisnis dari pertamina.

Pertama, ada perpindahan dari pengelolaan data dan transaksi yang cemderung masih manusal, parsial,  atau malah terkadang double handling, kesistem yang bersifat terintergasi, sebagian terpusat, sebagian dijalankan fungsi.kesiapan manusia (people) menjadi titik krusial selain kemulusan penerapan sisi teknologi (material) itu sendiri.

Melaksanakan program sebesar dan semassal mySAP, people, review, atau pertamina clean, dan lain-lain, memerlukan suatu persiapan  yang tidak biasa baik kesimpulan orang, teknologi, infrastruktur, biaya, roadmap & schedule, maupun manajemen resiko terhadap potensi kendala internal dan kendala eksternal.

6.      Kelemahan dan kekurangan ERP

·         Sistem ERP sangat mahal

·         ERP sering terlalu sulit untuk beradaptasi denga laur kerja dalam proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

·         Memerlukan support jangka panjamg dari vendor yang menyebabkan ketrgantungan terhdap vendor tertentu.

·         Kompleksitas, sistem ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.

·         Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba di bebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kuarang baik mental maupun keahliannya.

7.      Kesimpulan

Adanya keselarasan antara buisness process, people  dan IT merupakan hal yang mutlak diperlukan oleh perusahaan agar implementasi ERP berhasil diterapkan. Pertamina telah merasakan betaba beasr biaya yang diperlukan untuk implementsai ERP yang menelan biaya yang sangat beasar tidak dapat diterapkan secara optimal dikarenakan belum adanya keselaransan antar ketiga komponen IS tersebut. Belum siapnya people menjadi kendala utama di Pertamina.

Referensi:

http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,64,apa-itu-erp-(enterprise-resource-planning)

http://www.pertamina.com

http://yusriaffandy15.blogspot.co.id/2016/11/penerapan-erp-pada-pt-pertamina.html