PENERAPAN SISTEM ERP PT PERTAMINA
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu inisiatif dalam proses yang dilakukan oleh PT.
Peratamina (persero) adalah dengan melaukan implementasi sistem enterprise resource planing (ERP)
untuk meningkatakan kerja oprasi dalam rangka menunjang kegiatan bisnis
perusahaan. Implementasi ERP menjadi agenda perusahaan sebagai salah satu upaya
transformasi perusahaan menjadi lebih baik khususnya dalam penyedian sistem
informasi yang handal. Karakteristik utama dari sistem ERP yaitu bahwa
modul-modul ERP tersebut saling terintregasi terutamma melalui sekumpulan
database yang dipakai berasama (Martin, 2005) ketika suatu transaksi dilakukan
oleh suatu area, maka akan beradapak lansung pada area yang terkait.
Modul-modul ERP telah dideain sedemikian rupa untuk merefleksikan oprasional
sekalipun bisnis proses dengan cara yang khusus dan terbaik (best Practices)
Pertamina telah menggunakan sistem ERP sejak tahun 2003,
namun hingga tahun 2008 aplikasi tersebut belum dimanfaatkan secara optimal
dikarenakan perusahaan belum mendapatkan out[ut yang signifikan dan
menghasilkan data yang akurat bagi perusahaan. Hal tersebuat dikaranakan
keterbatasan keterampilan dan kompertensi sumberdaya manusia, ketidakseragaman
proses bisnis, kurang aktifitas change management serta kelemahan sistem
kendali maupun monitoring atas proses transaksi yang berlangsung. Pada dsarnya
penggunaan kontrol formal yang digunakan oleh perusahaan mempengaruhi secara
positif sistem ERP terhasdap kinerja perusahaan masa depan.
Berdasarkan realitas tersebut, dilakukan evaluasi dan
analisis yang menghasilkan penyempurnaan
pada oprating model pemanfaatan ERP yang dimiliki agar memberi nilai tambah
signifikan kepada perusahaan. Sejalannya dengan dimulainya transformasi
korporat sehingga inisiatif ini kemudian dikristalkan ke dalam Breakthrough
Project SAP 2008-2009. Wujudnya adalah upgrade sistem ERP dan peningkatan
kontrol atas proses transaksi. Dengan melakukan upgrade sistem ERP dari versi
sebelumnya yaitu SAP R/3 dengan generasi diatasnya yaitu SAP ERP 6.0 atau
dikenal dengan MySAP yang merupakan
versi lebih baru dari system SAP.
Implementasi Information System (IS) di Pertamina ini bukan sekedar pada
level support operational akan tetapi meningkat pada level decision making
system. Penerapan MySAP diharapkan mampu memberikan informasi yang berkualitas
untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen Pertamina.
1. Keselarasan
antara Buisnes Process, People dan IT
Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang
hasrus disinergikan agar memperoleh hasil yang optimal yaitu Buisnees proces,
people dan IT. Banyak pihak terlalu berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal
tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada kedua aspek lainnya , jika
perusahaan telah memiliki buisness process yang baik danterstur maka tantangan
yan paling utama adalah pad aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya
mengubah kebiasaan kerja setiap karyawannya yang tidak jarang menimbulkan
resistensi.
Menejeman Pertamina menyadari bahwa keselaranasan antara
3 komponen IS merupakan hal yang harus diperlukan untuk mencapai kesuksesan
dalam pengempletasian ERP. Oleh sebab itu Pertamina membentuk tim yang
bertanggung jawab terhadap rencana pengimplementasian ERP dan tim menyadari sepenuhnnya bahwa implemnetasi
ERP di pertamina harus sesuai buisness process reengenering. Hal ini dilakuakan
pihak pertamina karena telah melakukan serangkaian kajian dan memutuskan untuk
menggunakan SAP R/3. Keputusan ini didasarkan bawa SAP merupakan slah satu best
practice. Dengan menggunkan ERP “Vanilia” seperti ini maka salah satu
kosekuensinya adalah melakukan buisness process reengenering agar sesuai dengan
ERP yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh pihak Accenture dalam pengimplementasikan SAP R/3
di Pertamina.
Namun demikian implementasi ERP di Pertamina kurang
optiamal karena cakupan resisten yang besar untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan adalah sesuatu yang
rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna
ERP tersebut telah terbiasa dengan cara kerja lama yang lebih mapan dan mudah
dimengerti. Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering menggunakan sistem
informasi berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu
menjadi perhatian pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah
proyek IT. Mungkin tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan
pendapat yang keliru ini. Tim harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan
salah satu sarana yang memudahkan setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan
sehingga adanya rasa memiliki terhadap program ini. Dengan demikian
implementasi ERP lebih mendapat dukungan dari setiap pihak dan pada akhirnya
dapat dipergunakan secara optimal.
2. Pemanfaatan
project management
Pertamina membentuk tim yang bertugas untuk melakukan
manjemen terhadap pojek implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian
kajian sejak ahir 1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian pertama dalam
tahap persiapan yaitu memutuskan apakah akan membeli atau membuat sendiri.
Kemudian memutuskan jenis enterprise system yang akan dibeli yaitu EIS atau
ERP.setelah tim sepakat untuk membeli Erp maka tim malkukan kajian terhdap
beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap
implementasi pihak pertamina di bantu ooleh Accenture. Konsultan ini diharapkan
dapat memberikan transfer knowledge pada Pertamina pada tahap
mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini sepertinya top manajemen tidak
terlibat langsung. Untuk tahap selanjutnya yaitu penggunaan mySAp yang akan
diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua pihak agar
pemanfaatan mySAp lebih optimal tidak
seperti SAP R/3.
3. Keselarasan
antar company is derection dengan IS’s derection
Pertamina mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas
dunia. Namaun permasalahan yang dihadapai oleh pertamia adalah sulitnya
mendapat data dan informasi secara real time padahal mengingat persaingan yang
semakin ketat, perusahaan di tuntut untuk bergerak cepat. Kesulitan ini
ditambah dengan kantor cabang yang dimiliki oleh Pertamina. Hal ini dikarenakan
Pertamina tidak didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara online
dan terintregasi.
Agar menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak
cukup hanya meninggalkan carakerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang juga
harus diperhatikan ialah ketersedian data dan informasi yang cepat , siap
pakai, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk menjawab tantanga ini maka
tim dari pertamina menggunakan teknologi informsai berbasis jaringan komputer terintregasi
yang biasa disebut enterprise service architecture (ESA). Program yang dijalakan
untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program yang terdapat
dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif,
userfriendly dan real time.
Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi
diatasnya yaitu mySAP menjadikan implementasi IS di pertamina bukan hanya
sekedar pada level support oporational akan tetapi meningkat pad level decision
making system. Sejauh ini rencana penerapan mySAP diharapkan mampu memberikan
data naalistis untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran
manajemen pertamina. Tidak menutup kemungkinan untuk kedepan, implementasi ES
di Pertamina berada level teratas yaitu level support strategic. Hal
ini tentunya selaras dengan tujuan pertamina untuk menjadi perusahaan kelas
dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai upaya dan perbaikan secara
bertahap utuk mencap[ai hal tersebut.
4. Manfaat
Bisnis dari Penerapan SAP di Pertamina
·
SD-Seles
& distribution: Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan oprasional
berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan
billing)
·
MM-Materials
Management: Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan
inventory implementasi negative stock not allow
·
PP-Production
Planing: Membantu proses perencanaan dan kontrol dari pada kegiatan produksi
(manufacuring) satu perusahaan.
·
QM-Quality
Management: Membantu mengecek kualitas proses-proses di keseleruhuan rantai
logistik.
·
HR-Human
Resources Mangement: Mengintregasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi
pendaftaran, administrasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu,
pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai,
mendorong pekerja di lingkungannya agar dapat meningkatkan kualitas data dan
minimalisai backlog
·
FI-Financial
Accounting: Mencakup standard accounting cash management (tresury), general
ledger dan kosolidasi untuk tujuan financial reporting, sehingga untuk
seterusnya data-data yang ada di sistem ERP bisa memberikan masukan ke bisnis
intelegent. Pencatatan arus minyak dan implementasi inter company
transaction(ICT) menjadi lebih baik.
·
CO-Controling:
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element
accounting, dan analisa profitabilitas
·
AM-Asset
Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meluputi proses
asset accounting tarditional dan technical assets management, sampai ke
investment controling.
·
Management:
Dengan adanya sistem ERP ini bisa memberikan manfaat besar di dalam pemberian
sistem informasi dan data untuk pengambilan keputusan.
5.
Tantangan
yang Dihadapi oleh IS Department
Kurang optimalnyapemanfaatanya SAP R/3 pada tahun
2003-2006 tentunya menjadi bebantersendiri bagi tim. Tantangan beratnya
tentunya adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan sistem ES selanjutnya di pertamina.
Terlebih kali ini akan adanya peningkatan sistem ke level decision making
system.
Tantangan yang lain adalah semakin berkembangnya tuntunan
bisnis dan teknologi informasi. Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus
mampu membawa Pertamina memenuhi tuntunan bisnisnya yang mungkin juga
menuntunya adanya perubahan penggunaan ES. Setidaknya tantangan IS departement
adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntunan bisnis yang semakin
berkembang dangan cepat. Terlebih pertamina adalah perusahaan yang memiliki
komoditi usaha yang strategis berupa minayak bumi. Seperti di ketahuai bahwa
usaha minyak bumi. Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi memliki regulasi
yang ketat dari pemerintah Indonesia di amping fluktuatifnya harga di pasar
inteuntuk digunakan oleh end rnational. Kedua hal ini tentunya sangat
mempengaruhi keputusan bisnis dari pertamina.
Pertama, ada perpindahan dari pengelolaan data dan
transaksi yang cemderung masih manusal, parsial, atau malah terkadang double handling, kesistem
yang bersifat terintergasi, sebagian terpusat, sebagian dijalankan
fungsi.kesiapan manusia (people) menjadi titik krusial selain kemulusan
penerapan sisi teknologi (material) itu sendiri.
Melaksanakan program sebesar dan semassal mySAP, people, review, atau pertamina clean,
dan lain-lain, memerlukan suatu persiapan
yang tidak biasa baik kesimpulan orang, teknologi, infrastruktur, biaya,
roadmap & schedule, maupun manajemen resiko terhadap potensi kendala
internal dan kendala eksternal.
6. Kelemahan
dan kekurangan ERP
·
Sistem
ERP sangat mahal
·
ERP
sering terlalu sulit untuk beradaptasi denga laur kerja dalam proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi
·
Memerlukan
support jangka panjamg dari vendor yang menyebabkan ketrgantungan terhdap
vendor tertentu.
·
Kompleksitas,
sistem ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan
oleh end user.
·
Permasalahan
lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba di bebani dengan tanggung jawab
yang lebih besar dengan kesiapan yang kuarang baik mental maupun keahliannya.
7. Kesimpulan
Adanya keselarasan antara buisness process, people dan IT merupakan hal yang mutlak diperlukan
oleh perusahaan agar implementasi ERP berhasil diterapkan. Pertamina telah
merasakan betaba beasr biaya yang diperlukan untuk implementsai ERP yang
menelan biaya yang sangat beasar tidak dapat diterapkan secara optimal
dikarenakan belum adanya keselaransan antar ketiga komponen IS tersebut. Belum
siapnya people menjadi kendala utama
di Pertamina.
Referensi:
http://www.pertamina.com
http://yusriaffandy15.blogspot.co.id/2016/11/penerapan-erp-pada-pt-pertamina.html
